Ajuda
O dia do evento: o que preparar antes de abrir o salão
Checklist de operação: telão, áudio, ausências e o que fazer quando alguém chega atrasado.
Uma hora antes
Ligue a segunda tela primeiro. O telão é uma janela separada, arrastada para o projetor ou para a TV. Deixar isso para a hora em que o salão já está cheio é pedir para começar atrasado.
Teste o áudio no volume do salão vazio e do salão cheio. Gente absorve som; o aviso que se ouve bem às 8h da manhã some às 8h30 com 100 pessoas conversando.
Imprima as etiquetas com o número. É o número, não o nome, que o participante procura quando ouve "quem está na mesa 4 vai para a mesa 9".
Ausências
Marque quem não veio antes de iniciar a primeira rodada. O sistema recalcula a grade com quem está presente. Mesas equilibradas valem mais do que a grade que você imprimiu ontem.
Atrasos
Quem chega depois do início entra na próxima rodada. O sistema encaixa a pessoa onde ela não repete encontro; se não houver lugar sem repetição, ele avisa em vez de encaixar em silêncio.
Durante
A tela do organizador mostra a rodada, o tempo e a próxima movimentação. Os comandos são quatro: pausar, continuar, avançar e intervir.
Pausar é legítimo. Se o café atrasou ou o patrocinador quer falar, pause. O cronômetro para e a grade não se perde.
Encerramento
Antes de desmontar, gere o backup e os relatórios do evento. Leva menos de um minuto e é o que permite responder, na semana seguinte, quantas reuniões aconteceram e entre quais empresas.