O que pedir na inscrição de uma rodada de negócios

Na inscrição de uma rodada de negócios, peça o que cada empresa oferece, o que procura, o segmento, o porte, a cidade, se participa comprando ou fornecendo, se é empresa âncora, quem ela não deve encontrar e um contato que funcione. São esses dados que permitem pôr quem vende perto de quem compra e chegar ao dia do evento sem surpresa.

Por que a inscrição decide o evento

O organizador costuma tratar a inscrição como lista de presença: nome, e-mail, telefone, pronto. O problema aparece depois. Com uma lista assim, ninguém sabe quem compra o quê, e as mesas viram sorteio. O participante senta com três concorrentes e um consultor que não tem nada a ver com ele, e conclui que o evento não serviu.

A inscrição é a matéria-prima dos encontros. Um formulário bem pensado custa dois minutos a quem se inscreve e poupa horas de quem organiza. No guia de como organizar uma rodada de negócios, os dados da inscrição têm uma seção própria, e por bom motivo.

Os campos que fazem diferença

O que a empresa oferece

É o campo mais importante, junto com o próximo. Ele diz o que a empresa vende ou faz, e para quem. Sem ele, não dá para saber com quem vale a pena ela sentar.

• Vago: "Soluções em tecnologia."
• Bom: "Sistema de gestão para clínicas odontológicas, com agenda,

prontuário e cobrança."

Peça uma frase inteira. Uma palavra só não diz nada.

O que a empresa procura

A outra metade do encontro. O que ela compraria, contrataria ou de quem precisa de indicação.

• Vago: "Parcerias." "Networking." "Novos clientes."
• Bom: "Distribuidores de produtos de limpeza no interior do estado e uma

transportadora com rota para o Nordeste."

"Parcerias" e "networking" não são procura. Explique isso no próprio formulário, ao lado do campo, com um exemplo bom.

Se participa comprando ou fornecendo

Uma escolha simples que organiza a sala. Em muitas rodadas, o que interessa é aproximar compradores de fornecedores, e não fornecedores entre si. Quando a empresa faz as duas coisas, deixe marcar as duas.

Segmento

Uma lista fechada, e não texto livre. Lista evita que "alimentos", "alimentação" e "food service" virem três segmentos diferentes. O segmento ajuda a ler o público, a equilibrar as mesas e a mostrar ao patrocinador quem esteve lá.

Porte

Microempresa, pequena, média ou grande. O porte evita encontros que não fecham: uma grande rede varejista e um produtor artesanal que entrega dez caixas por mês podem até conversar, mas talvez precisem de outra conversa primeiro. Também ajuda quando o objetivo do evento é justamente aproximar grandes compradores de fornecedores menores.

Cidade

Para quem vende serviço presencial ou depende de frete, a distância decide negócio. A cidade também mostra de onde vem o seu público, um dado que patrocinador e diretoria gostam de ver.

Quem a empresa não deve encontrar

Pergunte diretamente: "Há alguma empresa com quem você prefere não sentar?". Os motivos são legítimos: concorrente direto, cliente atual com quem a conversa seria constrangedora, um litígio em andamento. Duas pessoas da mesma empresa também não devem ocupar a mesma mesa, porque desperdiçam lugares.

Melhor saber na inscrição do que descobrir no salão, com os dois sentados frente a frente.

Se é empresa âncora

A âncora é a empresa que fica fixa na mesa enquanto os outros circulam, normalmente um grande comprador. Saber quem é âncora antes do evento é o que permite garantir a mesa dela e organizar a circulação em volta. Na maioria dos eventos, você mesmo marca as âncoras a partir dos convites, mas vale ter o campo. Veja mais sobre rodadas com empresas âncora.

Contato

Nome como deve sair no crachá, cargo, e-mail e telefone com DDD. O e-mail precisa funcionar: é por ele que chegam a confirmação, a agenda e a pesquisa depois do evento. Um campo de cargo ajuda o outro lado a saber se está falando com quem decide.

O que não pedir

Cada campo a mais derruba o número de inscrições. Deixe de fora o que você não vai usar: CNPJ quando não há emissão de nota, endereço completo, faturamento exato, perguntas abertas sobre "objetivos estratégicos". Se o dado não muda quem senta com quem, nem a operação do dia, nem o relatório, ele não precisa estar ali.

Diga também, no formulário, para que os dados servem e por quanto tempo ficam guardados. O participante confia mais quando sabe.

Como a inscrição limpa salva o dia do evento

A inscrição bem feita aparece de quatro formas no salão:

1. Ninguém redigita lista na véspera. Os dados entram como vieram, sem

erro de digitação no crachá e sem empresa esquecida.

2. Sem duplicados. Uma inscrição por e-mail evita a mesma pessoa em duas

mesas.

3. Encontros que fazem sentido. Com oferta e procura claras, você consegue

explicar ao participante por que ele sentou com aquela empresa.

4. Menos conflito na hora. Quem não deve se encontrar não se encontra, e a

âncora já tem a mesa dela. Ninguém precisa trocar gente de lugar com o evento correndo.

Inscrição ruim, ao contrário, vira trabalho no pior momento: o organizador corrigindo nomes, procurando telefone e mudando mesas enquanto o salão espera.

Como conseguir respostas boas

• Coloque um exemplo ao lado de cada campo aberto. Um exemplo bom ensina

mais do que qualquer instrução.

• Explique o motivo. "É este campo que define com quem você senta" faz o

participante caprichar.

• Revise antes de fechar a lista. Respostas de uma palavra merecem um

e-mail pedindo complemento.

• Deixe o participante corrigir. Um link para editar a própria inscrição

evita a troca de mensagens na véspera.

Para entender como esses dados se transformam em encontros, leia o que é matchmaking empresarial.

A inscrição que já chega pronta

No Rodada de Sucesso, a inscrição é online, com link próprio e QR code para divulgar, e pede o que cada empresa oferece e procura. A lista de inscritos sai no formato que o software importa, então ninguém redigita planilha na véspera. O participante recebe um link para corrigir ou cancelar a inscrição. Restrições como quem não deve se encontrar e quem fica fixo na mesa são informadas no cadastro e respeitadas na agenda.

Peça uma demonstração e veja uma inscrição virar agenda.