Rodada de Negócios na Feira do Empreendedor

A Feira do Empreendedor é um dos eventos que mais aproximam pequenos negócios de fornecedores, franqueadores e compradores. Dentro dela, a Rodada de Negócios costuma ser a atividade com maior densidade de conversa por hora: em vez de andar pelos corredores esperando um bom encontro acontecer, o participante senta e conversa com um grupo novo a cada troca de mesa.

Este artigo é sobre como aproveitar uma rodada dentro de uma feira, seja você expositor, visitante ou a pessoa encarregada de organizar a atividade.

Por que a rodada funciona melhor dentro de uma feira

Feira grande tem um problema conhecido: excesso de estímulo e falta de agenda. O visitante circula, recolhe folhetos e vai embora sem nenhuma conversa de verdade. A rodada resolve isso porque impõe estrutura ao encontro. Existe hora para começar, tempo igual para todo mundo falar e um sinal que avisa a troca.

O efeito prático é fácil de estimar. Em uma mesa de 6 lugares, cada participante conversa com 5 pessoas por rodada. Em 6 rodadas, são 30 conversas de negócio em pouco mais de duas horas. Nenhum estande entrega esse volume de contato qualificado no mesmo intervalo. A comparação entre os dois formatos está em eficiência de rodadas contra feiras e eventos.

Se você vai participar: preparação que muda o resultado

• Estude a lista. Se a organização divulgar quem estará presente, separe as

cinco empresas que mais interessam e prepare uma pergunta específica para cada uma. Chegar com pergunta pronta vale mais que chegar com folheto.

• Prepare a fala de dois minutos. Nome, o que você faz, para quem, e o que

você procura ali. O pedido claro é o que dispara a indicação. Se você travar na hora de falar, veja como apresentar bem a sua ideia.

• Leve material físico contável. Se a rodada tem 6 rodadas de 6 lugares, você

vai precisar de pelo menos 30 cartões. Levar 10 é o erro mais comum e mais fácil de evitar.

• Anote na hora. No cartão recebido, escreva uma palavra sobre a conversa.

No dia seguinte, essa palavra é a diferença entre um contato e um estranho.

• Faça o retorno em 48 horas. Passou disso, a memória da feira já se

dissolveu. O roteiro está em como fortalecer relacionamentos após a rodada.

Se você vai organizar a rodada dentro da feira

Organizar dentro de uma feira tem restrições que uma rodada isolada não tem, e elas precisam entrar no planejamento desde o começo.

O tempo é emprestado. A grade da feira manda. Se você tem uma janela de duas horas e meia, o desenho precisa caber nela com folga, porque atraso em feira significa perder o espaço para a atividade seguinte.

O ruído é alto. Salão de feira é barulhento. O aviso de troca de mesa precisa ser audível acima do ruído ambiente, e a instrução do momento precisa estar visível em uma tela, não apenas dita ao microfone.

A ausência é maior. Quem se inscreve em atividade de feira falta mais do que quem paga ingresso de rodada avulsa. Trabalhe com essa margem no dimensionamento e tenha um plano para refazer a distribuição na hora.

A conta que precisa fechar antes de anunciar

Faça o cálculo com a janela real que a feira te deu. Some o tempo de fala de todos os lugares da mesa, some o intervalo entre falas e some a troca de mesa. Isso dá a duração de uma rodada. Multiplique pelo número de rodadas e compare com a janela.

Exemplo: mesas de 5 lugares, 3 minutos de fala, 1 minuto de troca. Cada rodada leva 16 minutos. Em uma janela de 2 horas, cabem 7 rodadas com folga para abertura e encerramento. Cada participante conhece 4 pessoas por rodada, ou 28 pessoas no total. Esse é o número que você pode anunciar, e ele deve aparecer no material de divulgação exatamente assim.

Onde a ferramenta ajuda

No Rodada de Sucesso, o planejamento mostra o que aquela combinação de participantes, mesas e lugares comporta, com as alternativas medidas ao lado. Os inscritos podem entrar por importação de planilha, com conferência antes de gravar, o que evita digitar lista de feira à mão na véspera.

No dia, a operação controla tempo de fala, intervalo e troca, com alertas sonoros por arquivo e uma segunda tela de projeção que mostra a rodada atual, o cronômetro e a instrução. Quando alguém falta, o recálculo em ajuste mínimo refaz o que precisa ser refeito sem tocar nas rodadas já realizadas. E a marcação de presença fica registrada para o relatório.

Depois da feira

Feira acaba e o material some. O que sobra é o que foi registrado: presença, ocorrências, lista de participantes e o retorno de quem esteve lá. Se você organizou, exporte esses materiais no mesmo dia e use na proposta da edição seguinte. Se você participou, transforme a lista em uma agenda de contatos com prazo. Vale ler o que fazer após a rodada de negócios e 10 dicas para ter um networking eficiente.

Feira dá o público. A rodada transforma público em conversa. O registro transforma conversa em negócio.